Funcionalidades
Fichador de presencia y Geolocalización
Permite fichar la presencia a los trabajadores tanto dentro como fuera de la empresa.
Registro de jornada: obligatorio desde 2019 para todas las empresas
Se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. Simplemente con el usuario y contraseña del usuario.
Se registra la ubicación en el momento de fichar la entrada y en el momento de fichar la salida, en las cinco formas de fichar. No hay seguimiento durante la jornada. Antes de activarla, la empresa debe informar de forma expresa a la plantilla y, en su caso, a sus representantes (art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018).
- Generar informes de los fichajes
- Geolocalización de inicio y fin del fichaje
- Traspaso de fichajes locales a online y viceversa
- Bloqueo del fichaje si desactivamos geolocalización
Fichador de presencia y Geolocalización
Permite fichar la presencia a los trabajadores tanto dentro como fuera de la empresa.
Registro de jornada: obligatorio desde 2019 para todas las empresas
Se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. Simplemente con el usuario y contraseña del usuario.
Se registra la ubicación en el momento de fichar la entrada y en el momento de fichar la salida, en las cinco formas de fichar. No hay seguimiento durante la jornada. Antes de activarla, la empresa debe informar de forma expresa a la plantilla y, en su caso, a sus representantes (art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018).
- Generar informes de los fichajes
- Geolocalización de inicio y fin del fichaje
- Traspaso de fichajes locales a online y viceversa
- Bloqueo del fichaje si desactivamos geolocalización
Gestión de Tareas y Acciones
Asigna tareas a grupos de trabajadores y planificaciones a través de calendario
En la aplicación podemos gestionar las acciones a realizar por un usuario o grupo de usuarios, como una agenda virtual. Estas acciones, también presentan un campo Tipo que es totalmente personalizables. De esta manera se pueden crear tareas para una fecha concreta para un trabajador o grupo de trabajadores, y solo esos usuarios van a poder ver en su propio calendario dichas tareas.
Gestión de Nóminas
La aplicación permite adjuntar un PDF con todas las nóminas de la empresa. El sistema divide de forma automática el PDF con la nómina de cada trabajador y la envía a su carpeta correspondiente. El usuario solo tiene que acceder a su sesión, entrar a ver su nómina y firmarla digitalmente. Se pueden configurar varias opciones y avisos, por ejemplo para que se envíe un email cuando el trabajador ha entrado y ha firmado su nómina.
En resumen. El responsable de Administración sube el PDF con todas las nominas que le ha enviado la asesoría, con un solo clic, y el programa se encarga de enviar a cada trabajador su nómina individual para que la pueda firmar.
Gestión de Nóminas
La aplicación permite adjuntar un PDF con todas las nóminas de la empresa. El sistema divide de forma automática el PDF con la nómina de cada trabajador y la envía a su carpeta correspondiente. El usuario solo tiene que acceder a su sesión, entrar a ver su nómina y firmarla digitalmente. Se pueden configurar varias opciones y avisos, por ejemplo para que se envíe un email cuando el trabajador ha entrado y ha firmado su nómina.
En resumen. El responsable de Administración sube el PDF con todas las nominas que le ha enviado la asesoría, con un solo clic, y el programa se encarga de enviar a cada trabajador su nómina individual para que la pueda firmar.
Fichaje por WhatsApp: Control Horario Sin Complicaciones
Con Oficina Virtual, tus empleados pueden registrar su jornada laboral fácilmente desde WhatsApp, sin apps ni instalaciones. Reduce errores y gana agilidad en tu gestión del tiempo.
- Registro desde cualquier dispositivo
- Geolocalización opcional
- Datos seguros y accesibles
Fichaje por WhatsApp: Control Horario Sin Complicaciones
Con Oficina Virtual, tus empleados pueden registrar su jornada laboral fácilmente desde WhatsApp, sin apps ni instalaciones. Reduce errores y gana agilidad en tu gestión del tiempo.
- Registro desde cualquier dispositivo
- Geolocalización opcional
- Datos seguros y accesibles
Canal de Denuncias
Pone a disposición de los usuarios un canal de denuncias y mejoras internas (obligatorio para las empresas de cincuenta o más trabajadores, art. 10.1.a de la Ley 2\/2023)
Para la gestión de denuncias y mejoras internas se ha añadido un módulo donde anónimamente los usuarios pueden presentar sus peticiones. Una vez presentada la denuncia, desde el apartado de Administrador se puede ver el seguimiento de la misma y darles una resolución.
IMPORTANTE: El apartado de Canal Denuncias de la aplicación es de acceso público, tanto para usuarios de la Oficina Virtual como no para los no usuarios, para preservar el anonimato del denunciante. A este panel se accede mediante la dirección https://demo.oficinavirtualempresa.com/denuncias. Esto es así para mantener la privacidad de la persona o usuario que realiza la denuncia. No obstante, existe la posibilidad de que la persona que envíe la denuncia pueda poner su nombre, pero es algo no obligatorio.
Tablón de Anuncios
La Oficina Virtual ofrece la posibilidad de comunicar directamente anuncios, comunicados y avisos a los trabajadores
Existe un panel de administración donde se configuran anuncios, comunicados oficiales y avisos que pueden llegar directamente a los trabajadores. Todos estos anuncios serán visibles para los usuarios desde su sesión en la aplicación desde el apartado de “Tablón de anuncios”, accesible desde el menú.
- Generar anuncios personalizados
- Notificaciones de aviso de nuevo anuncio
- Añadir documentación al anuncio
- Anuncios temporales o permanentes
Tablón de Anuncios
La Oficina Virtual ofrece la posibilidad de comunicar directamente anuncios, comunicados y avisos a los trabajadores
Existe un panel de administración donde se configuran anuncios, comunicados oficiales y avisos que pueden llegar directamente a los trabajadores. Todos estos anuncios serán visibles para los usuarios desde su sesión en la aplicación desde el apartado de “Tablón de anuncios”, accesible desde el menú.
- Generar anuncios personalizados
- Notificaciones de aviso de nuevo anuncio
- Añadir documentación al anuncio
- Anuncios temporales o permanentes
Solicitud de Vacaciones
Desde la Oficina Virtual presentamos una forma informatizada del trámite de la gestión de vacaciones de cada trabajador. En la aplicación el trabajador podrá crear solicitudes de vacaciones especificando que días quiere y una breve explicación opcional.
Estas solicitudes serán revisadas por un administrador y podrán ser o aceptadas o rechazadas. En el caso de ser aceptadas se le restará al número de días de vacaciones restantes del trabajador la cantidad de días especificado en la solicitud.
Para evitar problemas, cuando un administrador acceder a una solicitud de vacaciones, esta automáticamente cambia su estado a en revisión, de esta forma, evitaremos que tanto un administrador como un usuario modifiquen la solicitud al mismo tiempo.
Las solicitudes pueden generar avisos por correo electrónico tanto cara al administrador como al trabajador si así se desea.
Solicitud de Vacaciones
Desde la Oficina Virtual presentamos una forma informatizada del trámite de la gestión de vacaciones de cada trabajador. En la aplicación el trabajador podrá crear solicitudes de vacaciones especificando que días quiere y una breve explicación opcional.
Estas solicitudes serán revisadas por un administrador y podrán ser o aceptadas o rechazadas. En el caso de ser aceptadas se le restará al número de días de vacaciones restantes del trabajador la cantidad de días especificado en la solicitud.
Para evitar problemas, cuando un administrador acceder a una solicitud de vacaciones, esta automáticamente cambia su estado a en revisión, de esta forma, evitaremos que tanto un administrador como un usuario modifiquen la solicitud al mismo tiempo.
Las solicitudes pueden generar avisos por correo electrónico tanto cara al administrador como al trabajador si así se desea.
Gestión de Presupuestos y Clientes
Permite mostrar datos de clientes y crear presupuestos rápidos a los mismos
Se pueden crear o importar datos de clientes que necesitemos tener accesibles desde la aplicación (para acceder a información de contacto, comerciales externos, etc)
Se pueden crear presupuestos personalizados para estos clientes (con líneas de productos o servicios que se pueden crear con total flexibilidad para el usuario), gestionar su evolución (pendiente, aceptado, rechazado, etc.) e imprimir en PDF para enviar al cliente por email.
Gestión de Presupuestos y Clientes
Permite mostrar datos de clientes y crear presupuestos rápidos a los mismos
Se pueden crear o importar datos de clientes que necesitemos tener accesibles desde la aplicación (para acceder a información de contacto, comerciales externos, etc)
Se pueden crear presupuestos personalizados para estos clientes (con líneas de productos o servicios que se pueden crear con total flexibilidad para el usuario), gestionar su evolución (pendiente, aceptado, rechazado, etc.) e imprimir en PDF para enviar al cliente por email.
Todos los módulos, en los siete planes
Contratar el plan más pequeño no recorta la lista. Estos son los módulos de la tarifa principal, y los siete planes los incluyen todos.
La tarifa de solo fichar tiene otro alcance: registro de jornada, fichajes y justificaciones, gestión de turnos y calendario laboral.
Jornada y presencia
- Fichajes y justificaciones
- Gestión de turnos
- Calendario laboralLos festivos nacionales, autonómicos y locales que configuras, más quién ha fichado hoy y quién está de vacaciones. Las bajas no salen aquí.
- Bolsa de horasCalcula el exceso de tiempo diario, dentro de los márgenes que configures, y lo acumula. El trabajador pide días u horas como compensación desde un formulario. Hoy necesita que la plantilla tenga turnos asignados.
- Ausencias y bajasListado con el parte de baja adjunto y el historial de cada trabajador. Lo registra el administrador: no se avisa a nadie.
- Gestión de vacaciones
Documentación y personas
- NóminasOVE no calcula la nómina, la reparte. El trabajador la descarga, la visualiza o la firma.
- Gestor documentalSubes documentación personal de cada trabajador y la repartes a toda la plantilla o a un grupo concreto.
- Protocolos internos
- ContratosEs un registro, no un generador. Guarda qué trabajador, las fechas de inicio y fin y el tipo de contrato.
- CertificadosUn tipo de documento más que subes y repartes a cada trabajador, como las nóminas. OVE no emite certificados.
- Gestión de EPIsDe cada entrega se registra el nombre del EPI, el trabajador, la fecha de entrega y la caducidad, si la tiene.
- Gestión de empleoCreas ofertas internas o públicas y ves cómo la recibirá el trabajador antes de enviarla. Un panel te dice quién la ha recibido, quién la ha visto y quién ha respondido. El seguimiento se exporta a Excel.
Organización y día a día
- Acciones y eventos
- Reuniones
- Toma de datos
- Control de gastos
- Presupuestos
- Tablón de anuncios
- Canal de denuncias
Datos
- Informes y registrosLa mayoría de los listados se exportan a Excel. Los fichajes tienen varios formatos. Hay un generador de PDF.
- Cuadro de mandosReúne lo que tiene que ver con fichar: solicitudes, justificaciones, turnos y lo pendiente de aceptar. Los datos se refrescan cada cierto tiempo, no solos.
Además, puedes repartir a tus trabajadores entre oficinas, departamentos o sedes con los centros de trabajo. Es una forma de organizar la plantilla, no un módulo aparte.
Integración con ERP. OVE se conecta con CrossCheck y Odoo. La conexión es personalizada y se presupuesta aparte: es la única pieza que no va incluida en los planes.
Importación de históricos y altas masivas. Dar de alta a muchos trabajadores de golpe no lo haces tú desde la aplicación: lo hace OVE como servicio, con presupuesto previo. Para empezar no hace falta migrar el histórico: tu hoja antigua se conserva y el registro nuevo arranca limpio, como se explica en dejar el Excel.
Cinco formas de fichar, también en todos los planes
Quien contrata el plan más pequeño ficha igual que quien contrata el mayor. Ningún método cuesta más según el plan.
Los cinco registran la ubicación al empezar y al terminar la jornada, y cada empresa decide si la geolocalización es obligatoria. Entre un fichaje y otro no se registra nada.
- PC y navegador
- App de iOS y Android
- Vista TallerUn solo dispositivo, tablet o PC, desde el que fichan todos. Cada trabajador introduce un código numérico asignado.
- Fichador físico
Tienes que informar de forma expresa, clara e inequívoca a tu plantilla y a sus representantes. Lo exige el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos y garantía de los derechos digitales.
OVE proporciona herramientas para gestionar tus obligaciones laborales. No prestamos asesoramiento laboral ni legal: consulta con tu asesoría.