Preguntas frecuentes sobre Oficina Virtual Empresa
Resuelve tus dudas sobre Oficina Virtual Empresa y descubre cómo puede ayudarte a simplificar la gestión diaria de tu empresa: fichaje digital, control horario, vacaciones, nóminas, comunicación interna, canal de denuncias y mucho más.
Desde una sola plataforma, podrás organizar procesos internos, reducir tareas manuales y facilitar el trabajo tanto al equipo administrativo como a los empleados.
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Métodos de fichaje
¿Qué métodos de fichaje permite Oficina Virtual Empresa?
Oficina Virtual Empresa permite combinar diferentes métodos de fichaje, como fichaje digital, WhatsApp, portal web, app móvil, vista taller o fichador físico. Así cada empresa puede adaptar el registro horario a su forma real de trabajar.
¿Puedo combinar varios métodos de fichaje en una misma empresa?
Sí. Una misma empresa puede utilizar varios métodos de fichaje según el tipo de trabajador, centro o departamento. Por ejemplo, personal de oficina por portal web, técnicos por móvil y equipos de taller mediante vista compartida o fichador físico.
¿Cuál es el mejor método de fichaje para mi empresa?
Depende de cómo trabaja tu equipo. Para oficina suele encajar el portal web; para movilidad, WhatsApp o app; para talleres o centros productivos, vista taller o fichador físico. Lo recomendable es analizar horarios, ubicaciones y dispositivos disponibles.
¿Se puede fichar desde móvil, PC, WhatsApp o fichador físico?
Sí. La plataforma está pensada para ofrecer varias opciones de fichaje y facilitar la implantación incluso en empresas con perfiles de trabajadores muy diferentes.
¿Qué opción es mejor para trabajadores en movilidad?
Para trabajadores en movilidad suelen funcionar mejor el fichaje por WhatsApp o el fichaje desde app móvil, porque permiten registrar la jornada sin depender de un ordenador ni de un punto físico de fichaje.
¿Los métodos de fichaje ayudan a cumplir con el control horario?
Sí. Un sistema digital ayuda a registrar entradas, salidas y jornadas de forma más ordenada, reduciendo errores manuales. En cualquier caso, la empresa debe revisar su procedimiento con asesoría laboral para adaptarlo correctamente a la normativa vigente.
Gestión del tiempo
¿Qué incluye la gestión del tiempo en Oficina Virtual Empresa?
Incluye herramientas relacionadas con control horario, turnos, centros de trabajo, vacaciones, ausencias, bajas laborales y calendario laboral. El objetivo es centralizar la organización del tiempo de trabajo.
¿Se pueden gestionar vacaciones y ausencias?
Sí. La plataforma permite organizar solicitudes, aprobaciones, ausencias y documentación relacionada para evitar comunicaciones dispersas por email, papel o WhatsApp.
¿Se pueden gestionar turnos de trabajo?
Sí. La gestión de turnos ayuda a planificar horarios, asignar jornadas y coordinar equipos, especialmente en empresas con varios horarios, centros o responsables.
¿Se pueden organizar distintos centros de trabajo?
Sí. La empresa puede estructurar trabajadores, horarios y registros por centro de trabajo para tener una visión más clara de cada ubicación.
¿Incluye calendario laboral?
Sí. El calendario laboral ayuda a visualizar festivos, vacaciones, ausencias, turnos y otros eventos relevantes para la planificación de equipos.
¿Qué ventaja tiene digitalizar la gestión del tiempo?
Permite ahorrar tiempo administrativo, reducir errores, mejorar la planificación y consultar la información desde un único entorno.
Gestión de empleados
¿Qué permite la gestión de empleados?
Permite centralizar información de trabajadores, certificados y EPI’s para que administración o recursos humanos trabajen con datos más ordenados.
¿Se puede centralizar la información de los trabajadores?
Sí. La plataforma ayuda a organizar datos y documentación de empleados desde un mismo panel, evitando hojas de cálculo o carpetas dispersas.
¿Se pueden gestionar certificados?
Sí. Se pueden organizar certificados, acreditaciones, formaciones u otros documentos vinculados a trabajadores o procesos internos.
¿Se puede controlar la entrega de EPI's?
Sí. La gestión de EPI’s permite registrar entregas, fechas, trabajadores asociados y documentación relacionada con equipos de protección individual.
¿Qué son las altas masivas?
Dar de alta a varios trabajadores de golpe no es un proceso de autoservicio: lo hace OVE como servicio, con presupuesto previo. Para empezar no hace falta migrar el histórico.
¿Es útil para pymes?
Sí. Es útil tanto para pymes pequeñas como para empresas con plantillas más amplias, porque ayuda a ordenar información y reducir tareas repetitivas.
Gestión interna
¿Qué herramientas incluye Oficina Virtual Empresa para gestión interna?
Incluye canal de denuncias, tareas compartidas, gestor documental, protocolos internos, comunicación interna, tablón de anuncios y reuniones.
¿Incluye canal de denuncias?
Sí. La plataforma puede incluir un canal de denuncias para centralizar comunicaciones internas de forma ordenada y confidencial. La obligación concreta debe revisarse según cada empresa y normativa aplicable.
¿Se pueden asignar acciones y tareas compartidas?
Sí. Las tareas compartidas ayudan a asignar responsabilidades, hacer seguimiento y evitar que acciones internas se pierdan entre emails o mensajes.
¿Qué es el gestor documental?
Es un espacio para organizar documentos internos, protocolos, contratos, certificados, manuales u otra documentación relevante para la empresa.
¿Cómo mejora la comunicación interna?
Centraliza avisos, comunicados y tablón de anuncios para que los trabajadores puedan consultar información importante desde un entorno único.
¿Se pueden organizar reuniones o acciones derivadas?
Sí. Las reuniones pueden apoyarse con tareas, acuerdos y seguimiento interno para que lo tratado no quede sin control.
Finanzas y administración
¿Qué funcionalidades financieras incluye Oficina Virtual Empresa?
Incluye gestión de nóminas, control de gastos, presupuestos y un registro de contratos. La integración con ERP no entra en los planes: hoy hay conexión con CrossCheck y con Odoo, se desarrolla a medida y se presupuesta aparte.
¿Se pueden gestionar nóminas?
Sí. La plataforma permite organizar el envío, consulta o firma de nóminas para reducir tareas manuales y mejorar el control documental.
¿Se pueden gestionar contratos?
Sí. Los contratos pueden centralizarse para facilitar la consulta y evitar pérdidas de documentación.
¿Permite controlar gastos?
Sí. El control de gastos ayuda a registrar, organizar y revisar gastos de empleados, departamentos o actividad de empresa.
¿Qué son los cuadros de mando e informes avanzados?
Son herramientas para consultar datos clave, revisar indicadores y tomar decisiones con una visión más clara de la actividad interna.
¿Se puede sincronizar con un ERP?
Hoy nos conectamos con CrossCheck y con Odoo. Es un desarrollo a medida y se presupuesta aparte: no va incluido en ninguno de los siete planes.
Información más detallada
Implantación y soporte
¿Cómo se implanta Oficina Virtual Empresa?
La implantación empieza analizando necesidades, trabajadores, métodos de fichaje, módulos necesarios y forma de trabajo. Después se configura la plataforma y se explica su uso.
¿Hace falta formación para usar la plataforma?
La plataforma está pensada para ser sencilla, pero una formación inicial ayuda a que responsables y trabajadores empiecen con menos dudas.
¿Se pueden activar solo algunas funcionalidades?
Sí. La empresa puede empezar por las funcionalidades prioritarias y ampliar el uso de la plataforma conforme lo necesite.
¿Ofrecéis soporte durante la puesta en marcha?
Sí. El acompañamiento durante la implantación ayuda a configurar correctamente la herramienta y resolver dudas iniciales.
¿Es fácil de usar para trabajadores no digitales?
Sí. Se puede adaptar el método de uso al perfil del trabajador. Por ejemplo, WhatsApp o fichador físico pueden facilitar la adopción en equipos menos acostumbrados a herramientas digitales.
¿Puedo solicitar una demo antes de contratar?
Sí. La demo permite ver cómo funcionaría la plataforma en una empresa como la tuya y qué módulos encajan mejor con tus necesidades.