¿Qué es?
Gestor de Administración de la Empresa
La Oficina Virtual es una aplicación desarrollada por Apunts Informática con el objetivo de facilitar tareas administrativas a las empresas.
La aplicación será accesible online desde cualquier dispositivo actual con navegador y con conexión a Internet (PC, Portátil, Smartphone, Tablet, etc.)
Esta aplicación legaliza, soluciona y simplifica acciones recurrentes en cualquier departamento de Administración como son:
Funcionalidades
Fichador de presencia y Geolocalización
Permite fichar la presencia a los trabajadores tanto dentro como fuera de la empresa.
Se puede acceder desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. Simplemente con el usuario y contraseña del usuario.
Se pueden almacenar datos geográficos de la ubicación actual de usuario cuando realiza el fichaje. Y de la misma forma se puede evitar el fichaje si está desactivada la geolocalización del dispositivo.
- Generar informes de los fichajes
- Geolocalización de inicio y fin del fichaje
- Traspaso de fichajes locales a online y viceversa
- Bloqueo del fichaje si desactivamos geolocalización
- Gestión de Justificaciones
Gestión de Tareas y Acciones
Asigna tareas a grupos de trabajadores y planificaciones a través de calendario
En la aplicación podemos gestionar las acciones a realizar por un usuario o grupo de usuarios, como una agenda virtual. Estas acciones, también presentan un campo Tipo que es totalmente personalizables. De esta manera se pueden crear tareas para una fecha concreta para un trabajador o grupo de trabajadores, y solo esos usuarios van a poder ver en su propio calendario dichas tareas.
Gestión de Nóminas
La aplicación permite adjuntar un PDF con todas las nóminas de la empresa. El sistema divide de forma automática el PDF con la nómina de cada trabajador y la envía a su carpeta correspondiente. El usuario solo tiene que acceder a su sesión, entrar a ver su nómina y firmarla digitalmente. Se pueden configurar varias opciones y avisos, por ejemplo para que se envíe un email cuando el trabajador ha entrado y ha firmado su nómina.
En resumen. El responsable de Administración sube el PDF con todas las nominas que le ha enviado la asesoría, con un solo clic, y el programa se encarga de enviar a cada trabajador su nómina individual para que la pueda firmar.
Canal de Denuncias
Pone a disposición de los usuarios un canal de denuncias y mejoras internas (obligatoria para todas las empresas de más de 50 trabajadores y recomendado para el resto de empresas)
Para la gestión de denuncias y mejoras internas se ha añadido un módulo donde anónimamente los usuarios pueden presentar sus peticiones. Una vez presentada la denuncia, desde el apartado de Administrador se puede ver el seguimiento de la misma y darles una resolución.
IMPORTANTE: El apartado de Canal Denuncias de la aplicación es de acceso público, tanto para usuarios de la Oficina Virtual como no para los no usuarios, para preservar el anonimato del denunciante. A este panel se accede mediante la dirección https://demo.oficinavirtualempresa.com/denuncias. Esto es así para mantener la privacidad de la persona o usuario que realiza la denuncia. No obstante, existe la posibilidad de que la persona que envíe la denuncia pueda poner su nombre, pero es algo no obligatorio.
Tablón de Anuncios
La Oficina Virtual ofrece la posibilidad de comunicar directamente anuncios, comunicados y avisos a los trabajadores
Existe un panel de administración donde se configuran anuncios, comunicados oficiales y avisos que pueden llegar directamente a los trabajadores. Todos estos anuncios serán visibles para los usuarios desde su sesión en la aplicación desde el apartado de “Tablón de anuncios”, accesible desde el menú.
- Generar anuncios personalizados
- Notificaciones de aviso de nuevo anuncio
- Añadir documentación al anuncio
- Anuncios temporales o permanentes
Solicitud de Vacaciones
Desde la Oficina Virtual presentamos una forma informatizada del trámite de la gestión de vacaciones de cada trabajador. En la aplicación el trabajador podrá crear solicitudes de vacaciones especificando que días quiere y una breve explicación opcional.
Estas solicitudes serán revisadas por un administrador y podrán ser o aceptadas o rechazadas. En el caso de ser aceptadas se le restará al número de días de vacaciones restantes del trabajador la cantidad de días especificado en la solicitud.
Las solicitudes pueden generar avisos por correo electrónico tanto cara al administrador como al trabajador si así se desea.
Gestión de Presupuestos y Clientes
Permite mostrar datos de clientes y crear presupuestos rápidos a los mismos
Se pueden crear o importar datos de clientes que necesitemos tener accesibles desde la aplicación (para acceder a información de contacto, comerciales externos, etc)
Se pueden crear presupuestos personalizados para estos clientes (con líneas de productos o servicios que se pueden crear con total flexibilidad para el usuario), gestionar su evolución (pendiente, aceptado, rechazado, etc.) e imprimir en PDF para enviar al cliente por email.
En constante desarrollo y personalización
Nos enorgullece decir que la aplicación de la Oficina Virtual se encuentra en un desarrollo constante. Tenemos en cuenta el feedback de los clientes para mejorar la aplicación de manera constante y ininterrumpida.
Si encuentras algo que no es de tu gusto o te gustaría personalizar algún apartado de la aplicación contacta con nosotros sin problemas ya que podemos personalizar las funcionalidades de los diferentes apartados de la aplicación a tu medida para que la gestión de tu empresa sea lo más cómodo y eficaz posible.
CONTACTA y solicita una demo sin compromiso.
Si deseas que un comercial se ponga en contacto con vosotros o cualquier información al respecto puedes rellenar el siguiente formulario o contactar por cualquiera de los métodos que te ofrecemos a continuación:
Aplicación desarrollada por la empresa Grup Apunts. Grup Apunts es un nuevo concepto de empresa pensado para prestar un servicio completo y efectivo a todos los usuarios, tanto pymes y autónomos como a particulares e instituciones públicas.
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