Geolocalización del fichaje y protección de datos: qué tiene que informar tu empresa
diciembre 23, 2025
Control Horario en teletrabajo
enero 15, 2026Geolocalización del fichaje y protección de datos: qué tiene que informar tu empresa
diciembre 23, 2025Control Horario en teletrabajo
enero 15, 2026Observatorio laboral · Normativa
Inspección de Trabajo y control horario: qué te pedirán y cómo prepararte
Lo que se revisa en materia de registro de jornada es corto y siempre lo mismo: que haya registro diario, con hora de inicio y de fin por persona trabajadora, de los cuatro últimos años, y que puedas aportarlo cuando te lo pidan (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, BOE-A-2015-11430). El formato no forma parte de la lista. Qué exige el registro de jornada.
Qué está vigente
| Qué se comprueba | Qué se mira exactamente |
|---|---|
| Registros de jornada | Que existan, que sean diarios y que consten hora de inicio y de fin. Un registro rellenado a posteriori se nota. |
| Pausas y jornadas partidas | Que lo registrado sea coherente con el horario y con el convenio. |
| Turnos, horarios y modalidad de trabajo | Que el registro encaje con la organización real. |
| Horas extra y excesos de jornada | Que lo que aparece registrado se corresponda con lo que se paga o se compensa. |
El formato no forma parte de la lista, porque el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone ninguno.
Quién puede pedirlo, además de la Inspección: las personas trabajadoras y su representación legal. El art. 34.9 los nombra a los tres.
Lista de comprobación: qué tener a mano
A. La carpeta de evidencias
- Registros de los cuatro últimos años, localizables por persona y por periodo.
- Horarios y turnos aplicados en cada momento.
- El convenio que os aplica.
- El criterio escrito de cómo se corrigen olvidos y errores.
B. Revisión rápida
- Días con entrada y sin salida.
- Semanas completas sin ningún marcaje.
- Personas de alta sin ningún registro.
- Registros idénticos, minuto a minuto, durante meses.
C. La simulación de diez minutos
Pide a quien lleva el tema que saque los registros de una persona concreta, de un mes concreto de hace dos años. Si tarda más de diez minutos o depende de alguien que hoy no está, ahí tienes el problema, y no es legal: es de organización.
Errores típicos que generan problemas
| Error típico | Qué se ve en el registro |
|---|---|
| Rellenar el registro a final de mes, de memoria, en vez de el mismo día | Marcajes idénticos, minuto a minuto, durante semanas. |
| No dejar resuelto por escrito quién corrige un olvido y cómo queda anotado | Correcciones sin autor y sin fecha. |
| No tener resueltas las pausas y la jornada partida, o tenerlas resueltas y no documentarlo | El registro no encaja con el horario ni con el convenio. |
| Personas dadas de alta que nunca aparecen en el registro | Altas sin ningún marcaje. |
| Horas extra que se pagan o se compensan pero no constan registradas | Lo pagado y lo registrado no coinciden. |
Control horario por WhatsApp: cómo dejarlo bien documentado
Para que el fichaje aguante una revisión, lo que importa no es el chat: es que cada mensaje acabe convertido en un registro diario con hora de inicio y fin, por persona, conservado cuatro años y localizable después.
Qué no está aprobado
- No existe un formato obligatorio. No te pueden requerir un sistema digital concreto, porque ninguna norma lo impone.
- No existe la homologación de sistemas de fichaje.
- No existe acceso remoto de la Inspección a tu sistema. Se plantea en un proyecto de Real Decreto que sigue sin publicarse en el BOE, y por tanto en tramitación a 18/09/2026.
Qué podría cambiar
Si el Real Decreto de registro horario digital llega a publicarse, podría cambiar cómo se aporta la información. A 18/09/2026 no está publicado y no hay fecha de entrada en vigor. Su trámite de audiencia e información pública se cerró el 20 de octubre de 2025 (Ministerio de Trabajo y Economía Social). Cuando aparezca en el BOE, lo contamos aquí.
Qué debe hacer hoy una empresa
- Comprobar que los registros del último año están completos.
- Comprobar que los de hace tres años siguen localizables.
- Dejar por escrito quién los saca y cómo.
- Revisar que las horas extra registradas y las pagadas cuadran.
- Si lo llevas a mano, usar una hoja con las columnas que se revisan: la hoja mensual de registro de jornada trae hora de inicio, hora de fin y totales.
Qué pasa si no lo tienes. No llevar el registro es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000, BOE-A-2000-15060), con multa a la empresa por la infracción.
Fuentes oficiales
| Norma | Identificador y estado |
|---|---|
| Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | BOE-A-2015-11430 En vigor |
| Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo | BOE-A-2019-3481 En vigor |
| Art. 7.5 del texto refundido de la LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000 | BOE-A-2000-15060 En vigor |
| Real Decreto de registro de jornada, estado de tramitación | Portal de participación pública del Ministerio de Trabajo y Economía Social En tramitación |
Cómo puede ayudar OVE
Con OVE el registro queda hecho cada día y guardado cuatro años. Se ficha desde WhatsApp, PC, app, Vista Taller o fichador físico. Incluido en todos los planes, desde 5 €/mes con pago anual.
Preguntas frecuentes sobre la Inspección de Trabajo y el control horario
¿Qué te puede pedir la Inspección de Trabajo del control horario?
Los registros de jornada por persona y por periodos concretos, con marcajes diarios y hora de inicio y de fin.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Se aplica a cualquier empresa y a cualquier sector?
A todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar tamaño ni sector.
¿Me pueden pedir un sistema digital concreto?
No. La ley no impone formato ni tecnología.
¿Qué pasa con las pausas y las jornadas partidas?
Lo que exige el artículo es la hora concreta de inicio y de fin. Cómo se tratan las pausas depende de tu convenio y de lo pactado: consúltalo con tu asesoría.
¿Puedo fichar por WhatsApp?
Depende de cómo se implante. Si los mensajes acaban en un registro diario accesible y conservado cuatro años, puede ser una vía práctica. Consulta tu caso con tu asesoría.
¿Y si detecto que me faltan registros de años anteriores?
Es mejor saberlo hoy que el día del requerimiento. Habla con tu asesoría sobre cómo documentarlo.