Normativa sobre el control horario en 2025: ¿qué exige la ley a las empresas?
mayo 30, 2025
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¿Es legal fichar por WhatsApp? Todo lo que necesitas saber en 2025
La transformación digital no se detiene, y el ámbito laboral no es la excepción. Hoy en día, muchas empresas han pasado del fichaje tradicional con tarjetas o huellas digitales a soluciones más accesibles y móviles. Y entre todas las innovaciones, una pregunta empieza a resonar con fuerza: ¿es legal fichar por WhatsApp?
Spoiler: sí, es legal. Pero no de cualquier forma. Acompáñame mientras exploramos la normativa vigente, los requisitos que deben cumplirse, las ventajas de esta modalidad y cómo implementarla correctamente sin caer en errores que puedan costarte sanciones.
La legalidad del fichaje por WhatsApp: ¿Qué dice la normativa?
Desde la entrada en vigor de la normativa que obliga al registro diario de la jornada laboral en 2019 —y con las actualizaciones de la nueva normativa 2025 sobre control horario—, las empresas están obligadas a llevar un control efectivo de las horas trabajadas por cada empleado.
La ley no especifica una herramienta concreta. Lo que exige es que:
- Se registre hora de inicio y final de jornada.
- Se pueda almacenar el historial durante al menos 4 años.
- El sistema sea accesible y verificable para inspecciones.
- No se vulneren derechos laborales ni de protección de datos.
💡 Por tanto, fichar por WhatsApp sí es legal, siempre y cuando la solución utilizada cumpla con estos requisitos. No basta con que un empleado diga “entro” o “salgo” en un grupo. El proceso debe estar automatizado, registrado y vinculado a un sistema seguro y auditado.
¿Qué necesita un sistema para que el fichaje por WhatsApp sea válido?
Aquí viene el matiz importante. El fichaje por WhatsApp será válido solo si: Nuestro software cumple rigurosamente con este marco normativo. Cada fichaje incluye:- Está integrado con un software homologado que registre, guarde y audite los datos.
- Permite el acceso a empleadores y empleados a los registros.
- Incorpora elementos como la fecha, hora, e incluso geolocalización opcional.
- Cuenta con protocolos de seguridad y trazabilidad.
Las ventajas del fichaje por WhatsApp que lo hacen irresistible
Además de ser completamente legal con las herramientas adecuadas, fichar por WhatsApp tiene ventajas claras:Universalidad
Casi todos los empleados ya usan WhatsApp.
Sin instalaciones
No necesitan descargar otra app.
Ahorro de tiempo
Basta un mensaje para registrar entrada/salida.
Ideal para plantillas móviles
Repartidores, técnicos, comerciales, etc.
Reducción de errores
La automatización evita olvidos o registros incorrectos.
Mejora en la experiencia del empleado
Usar una app que ya dominan genera más adherencia.
En nuestra experiencia con Oficina Virtual, comprobamos que implementar esta modalidad ha tenido una acogida excelente, sobre todo en empresas con personal en movimiento.
¿Cómo se integra WhatsApp con un sistema de control horario?
En Oficina Virtual hemos implementado una integración directa con la API oficial de WhatsApp Business, lo que ha simplificado enormemente el proceso para las empresas. El funcionamiento es tan sencillo como eficaz:- El empleado envía un mensaje:
- “Fichar entrada”
- “Pausar jornada”
- “Reanudar jornada”
- “Fichar salida”
- El sistema registra automáticamente la acción, con fecha, hora y, si se desea, geolocalización.
- Los datos quedan almacenados y accesibles tanto para la empresa como para el trabajador.
Este tipo de integración asegura que el fichaje sea válido ante la ley y, a la vez, elimina la fricción del uso de nuevas herramientas para los empleados.
Caso real: cómo Oficina Virtual lo ha implementado legalmente
En nuestra plataforma Oficina Virtual, hemos dado un paso adelante en la digitalización de la gestión laboral. Gracias a nuestra integración con WhatsApp Business, ahora es posible:
- Fichar entrada y salida con un simple mensaje.
- Pausar y reanudar la jornada laboral.
- Registrar cada acción con total precisión y legalidad.
- Visualizar los registros en tiempo real desde el panel de control.
Todo esto sin necesidad de instalar aplicaciones adicionales ni pasar por configuraciones complicadas.
Si necesitas saber más acerca de la funcionalidad de Oficina Virtual Empresa puedes consultar más información en nuestra página de fichaje por whatsapp. Lo mejor: cumple con toda la normativa vigente, y está listo para ser usado desde el primer día.
¿Qué tener en cuenta antes de activar el fichaje por WhatsApp?
Si estás considerando adoptar esta tecnología en tu empresa, asegúrate de:
- Utilizar una plataforma que tenga integración oficial con WhatsApp Business.
- Asegurarte de que los registros sean inalterables y accesibles.
- Formar mínimamente a los empleados para que sepan los comandos básicos.
- Definir desde RRHH los parámetros de uso (geolocalización, pausas, etc.).
Y por supuesto, no olvides actualizar tu política de protección de datos para informar sobre el tratamiento de la información recogida.
Fichar nunca fue tan fácil, legal y eficiente: hazlo realidad con Oficina Virtual.
Preguntas frecuentes sobre el fichaje por WhatsApp
Sí, si se usa un sistema homologado que registre y almacene los datos correctamente.
No. El proceso debe estar automatizado y vinculado a un software de control horario.
Registro de hora, almacenamiento 4 años, accesible, seguro y verificable.
Es rápido, familiar, sin apps extra y perfecto para equipos móviles.
El empleado envía un comando y el sistema registra la acción automáticamente.
No, pero es recomendable para ciertos perfiles laborales.
Usar una plataforma oficial, formar al equipo y actualizar la política de privacidad.
WhatsApp y el control horario pueden ir de la mano (legalmente)
Fichar por WhatsApp no solo es una alternativa legal, sino que puede ser una de las más prácticas, accesibles y eficientes, especialmente para empresas con equipos en movimiento o con perfiles tecnológicos diversos. Eso sí, la clave está en cómo se implementa: debe estar vinculado a un sistema homologado, seguro y verificable. Si cumples con eso, estás dentro de la ley y, además, mejorando notablemente la gestión del tiempo y la experiencia de tus empleados. Si quieres saber más sobre cómo activar esta funcionalidad en tu empresa, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo aquí y te ayudaremos a dar el salto hacia una gestión más ágil, moderna y completamente legal.Algunas de las empresas que confían en nosotros
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