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Plantilla de registro de entrega de EPIs
Qué equipo se entregó, a quién, en qué fecha y con qué caducidad. Una fila por entrega, con hueco para la firma. En hoja de cálculo y en una versión imprimible para llevarla a la obra.
No te pedimos el email, ni el nombre, ni la empresa. Pulsas y se descarga. La rellenas en tu ordenador: el fichero no se sube a ningún sitio ni pasa por nosotros.
El fichero es un CSV con separador punto y coma y codificación UTF-8. Si al abrirlo tu hoja de cálculo muestra un diálogo de importación, elige punto y coma como separador y UTF-8 como codificación. La hoja no lleva fórmulas: son quince columnas para rellenar.
Cuándo le dimos las botas al soldador que entró en marzo
Entregas un casco, unas botas, un arnés o unos guantes, se firma un papel y va a una carpeta. Al año siguiente toca reponerlos y se firma otro.
Con quince trabajadores y cuatro equipos por persona son sesenta papeles al año. Cuando alguien hace esa pregunta, la respuesta está en la carpeta. O no está.
Esta plantilla no arregla la carpeta. Lo que hace es que todas las entregas queden en la misma hoja, con las mismas columnas y en el mismo orden.
Las quince columnas
Una fila por entrega. Si a la misma persona le das tres equipos el mismo día, son tres filas, porque cada equipo tiene su caducidad y su reposición.
La cabecera de la hoja
| Campo | Para qué está |
|---|---|
| Empresa | Identifica de quién es el registro |
| CIF | Igual |
| Centro de trabajo u obra | La entrega suele hacerse en obra, no en la oficina |
| Responsable de las entregas | Quién lleva la hoja |
Las columnas de la hoja de entregas
| Columna | Qué se anota |
|---|---|
| 1. Nº de registro | Correlativo, para poder citar una entrega concreta |
| 2. Fecha de entrega | Día en que se entrega el equipo |
| 3. Trabajador | Nombre y apellidos de quien lo recibe |
| 4. Puesto | El puesto determina qué equipo le toca |
| 5. Centro de trabajo u obra | Dónde estaba esa persona ese día |
| 6. Equipo entregado | Casco, botas de seguridad, arnés, gafas, protección auditiva |
| 7. Marca y modelo | Lo que pone en el equipo |
| 8. Talla o medida | La 44 de las botas y la tercera talla del arnés |
| 9. Cantidad | Cuántas unidades |
| 10. Motivo | Primera entrega, reposición, cambio de puesto, deterioro o pérdida |
| 11. Caducidad o vida útil indicada por el fabricante | Solo si el equipo la tiene, y solo lo que diga el fabricante |
| 12. Instrucciones de uso entregadas | Sí o no |
| 13. Entregado por | Quién hace la entrega: encargado, jefe de obra, supervisor |
| 14. Firma de quien recibe | Hueco de firma, pensado para la versión imprimible |
| 15. Observaciones | Texto libre |
Columna 11, caducidad. Se pone lo que indique el fabricante en el equipo o en su ficha técnica. Ni la plantilla ni nosotros ponemos plazos de caducidad de un EPI: eso lo dice quien lo fabrica.
Columna 12, instrucciones de uso. Está porque el art. 8 del RD 773/1997 obliga a informar al trabajador del riesgo y a dar las instrucciones de uso, preferentemente por escrito. La casilla registra si se han entregado. No es la instrucción: es la anotación de que se entregó.
Versión para imprimir y llevar a la obra
Esta es la hoja para la carpeta de obra, con la columna de firma ancha. Al dar a imprimir, el navegador saca solo esta tabla y no el resto de la página. Está pensada para A4 en horizontal.
| Empresa | CIF | ||
| Centro de trabajo u obra | Responsable de las entregas |
| Nº | Fecha | Trabajador | Puesto | Centro u obra | Equipo entregado | Marca y modelo | Talla | Cant. | Motivo | Caducidad según fabricante | Instrucciones entregadas | Entregado por | Firma de quien recibe | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Esta plantilla no es un modelo oficial y no la impone ninguna norma. Ni la Ley 31/1995 ni el RD 773/1997 imponen un formato de registro de entrega de equipos de protección individual. Esta hoja no contiene cláusulas de recepción, de formación ni de responsabilidad, y no sustituye a la evaluación de riesgos de tu empresa. Fuentes: BOE-A-1995-24292 y BOE-A-1997-12735. Consultado el 25/08/2026. OVE proporciona herramientas para gestionar tus obligaciones laborales. No prestamos asesoramiento laboral ni legal; consulta con tu asesoría y con tu servicio de prevención. oficinavirtualempresa.com
Qué no es esta plantilla
No es un modelo oficial
No la impone ninguna norma, no está homologada, no la ha aprobado ningún organismo y no existe un formato obligatorio de registro de entrega de EPIs. Es una hoja de trabajo hecha por nosotros.
No lleva cláusulas de recepción ni de responsabilidad
No vas a encontrar aquí un texto en el que el trabajador declare haber recibido formación y se comprometa a nada. Eso es un documento con efectos jurídicos y no lo redactamos nosotros. Si tu empresa necesita uno, quien lo prepara es tu servicio de prevención o tu asesoría.
No sustituye a la evaluación de riesgos
Qué equipo necesita cada puesto sale de la evaluación de riesgos de tu empresa, no de una hoja de cálculo. La plantilla registra la entrega; no decide qué hay que entregar.
No te garantiza que cumplas
Ninguna plantilla lo hace, y desconfía de la que lo diga. Lo que hace es que las entregas queden anotadas en un sitio, con las mismas columnas y en orden.
Qué te pide la ley sobre los equipos de protección individual
La normativa española de prevención de riesgos laborales obliga a la empresa a proporcionar gratuitamente los equipos de protección individual, a reponerlos cuando haga falta, a dar instrucciones de uso preferentemente por escrito y a velar por que se utilicen. No impone un formato concreto de registro.
| Qué te obliga | Dónde está | Estado |
|---|---|---|
| Proporcionar equipos de protección adecuados y velar por su uso efectivo | Art. 17.2 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales | 🟢 EN VIGOR |
| Proporcionar gratuitamente los equipos y reponerlos cuando resulte necesario | Art. 3.c) del RD 773/1997 | 🟢 EN VIGOR |
| Informar del riesgo y dar las instrucciones de uso, preferentemente por escrito | Art. 8 del RD 773/1997 | 🟢 EN VIGOR |
| Velar por que la utilización de los equipos se realice conforme al art. 7 | Art. 3.d) del RD 773/1997 | 🟢 EN VIGOR |
| El coste de las medidas de seguridad no puede recaer sobre el trabajador | Art. 14.5 de la Ley 31/1995 | 🟢 EN VIGOR |
La ley no te obliga a llevar una hoja de entrega firmada
Ni la Ley 31/1995 ni el RD 773/1997 imponen un modelo de registro de entrega de EPIs. Lo que te obligan es a entregar el equipo, a reponerlo, a instruir sobre su uso preferentemente por escrito y a velar por que se use.
El registro firmado de la entrega es la forma habitual de poder acreditar todo eso cuando te lo preguntan. No es el requisito: es la prueba de que has cumplido el requisito.
Qué registra OVE de cada entrega
Si en algún momento la hoja se queda corta, el módulo de gestión de EPIs de OVE guarda cuatro datos de cada entrega. Estos, y estos son los que decimos.
| Columna de la plantilla | La registra OVE |
|---|---|
| Equipo entregado | Sí |
| Trabajador | Sí |
| Fecha de entrega | Sí |
| Caducidad, si el equipo la tiene | Sí |
| Nº de registro, puesto, centro, marca y modelo, talla, cantidad, motivo, instrucciones entregadas, entregado por, firma y observaciones | Son columnas de esta hoja. No afirmamos que OVE las gestione |
La plantilla lleva quince columnas y OVE registra cuatro campos verificados. Preferimos enseñarte la diferencia a que la descubras después.
Cómo funciona el módulo de gestión de EPIs.
Cuatro sitios donde esto no es papeleo
Obra
Casco, botas, arnés, gafas y guantes. El equipo se entrega muchas veces el mismo día que entra el trabajador y quien lo da es el encargado, no la oficina. Con subcontratas rotando, la columna de obra es la que más se agradece seis meses después. Así se lleva el control horario para construcción.
Taller y línea de producción
Protección auditiva, gafas, guantes de corte, calzado y ropa ignífuga según el puesto. Aquí el equipo va ligado al puesto: cuando alguien cambia de puesto, cambia su equipo, y esa entrega también se anota. Para eso está la columna de motivo. Así se lleva el control horario para industria.
Equipos de limpieza repartidos por centros
Guantes de nitrilo, mascarilla, calzado antideslizante y uniforme. La plantilla no pasa por la oficina y la entrega la hace el supervisor de zona. Es donde más entregas hay por persona y año, y donde más rota la gente.
Campaña agrícola
Guantes y mascarilla para fitosanitarios, gafas, calzado y protección solar. El equipo depende de la campaña y del producto que se aplique, y con plantilla eventual hay una entrega por cada alta. Así se lleva el control horario para agricultura.
El anexo III del RD 773/1997 recoge las actividades en las que puede resultar necesario el uso de equipos de protección individual. Consultado el 25/08/2026.
Preguntas sobre el registro de entrega de EPIs
¿Estoy obligado a llevar un registro de entrega de EPIs?
Ni la Ley 31/1995 ni el RD 773/1997 imponen un modelo de registro. Lo que te obligan es a proporcionar los equipos gratuitamente, a reponerlos cuando haga falta, a dar instrucciones de uso preferentemente por escrito y a velar por que se utilicen (art. 3 y art. 8 del RD 773/1997). El registro de entrega es la forma habitual de poder acreditarlo. Estado a 25/08/2026.
¿Esta plantilla es un modelo oficial?
No. No la impone ninguna norma, no está homologada y no la ha aprobado ningún organismo. Es una hoja de trabajo hecha por nosotros, y la puedes modificar entera.
¿Puedo añadirle una cláusula de recepción o de compromiso del trabajador?
La plantilla no la trae y nosotros no la redactamos. Un texto en el que alguien declara y se compromete es un documento con efectos jurídicos, y eso lo prepara tu servicio de prevención o tu asesoría, que conocen tu caso.
¿Quién paga los EPIs?
La empresa. El art. 3.c) del RD 773/1997 obliga a proporcionarlos gratuitamente y a reponerlos cuando resulte necesario, y el art. 14.5 de la Ley 31/1995 establece que el coste de las medidas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo no deberá recaer en modo alguno sobre los trabajadores. Estado a 25/08/2026.
¿Qué pongo en la columna de caducidad?
Lo que indique el fabricante en el equipo o en su ficha técnica, y solo si ese equipo tiene caducidad o vida útil marcada. No pongas un plazo por tu cuenta y nosotros tampoco te lo vamos a sugerir.
¿Qué anoto cuando hay que reponer un equipo?
Una fila nueva, con la fecha del día y reposición en la columna de motivo. La entrega anterior se queda donde está, y así se ve la secuencia completa de lo que ha llevado esa persona.
¿Y si el mismo día entrego cuatro equipos a la misma persona?
Cuatro filas, una por equipo. Cada uno tiene su marca, su talla y su caducidad, y cada uno se repone en un momento distinto.
¿Qué guarda OVE de cada entrega?
Cuatro datos: el nombre del EPI, el trabajador al que se entrega, la fecha de entrega y la caducidad, si el equipo la tiene. Las demás columnas de esta plantilla son de la hoja, no del programa.
Lo que suele ir con esto
Todas las plantillas y calculadoras. Las tres herramientas del sitio, en una página. Desde ahí llegas también a la plantilla de registro de jornada y a la calculadora de horas extra.
Llévate la hoja. Está hecha para la obra, no para la oficina.
La plantilla es tuya y no caduca. Si algún día quieres que cada entrega quede en la ficha del trabajador en vez de en una carpeta, el módulo de gestión de EPIs va incluido en los siete planes, desde 5 €/mes con pago anual, sin IVA.
Todos los módulos van en los siete planes.
+34 607 850 475 · +34 96 299 75 49
OVE proporciona herramientas para gestionar tus obligaciones laborales. No prestamos asesoramiento laboral ni legal; consulta con tu asesoría y con tu servicio de prevención. Las normas citadas en esta página se revisaron el 25/08/2026.