Checklist para elegir un fichador virtual
enero 29, 2026Checklist para elegir un fichador virtual
enero 29, 2026Fichaje digital sin cambiar de ERP: sincroniza tu registro horario con tu programa de gestión
¿Quieres modernizar el fichaje sin tocar tu sistema de gestión? Esa es, literalmente, la situación que más vemos. En nuestro caso, solemos integrarnos con Odoo y, cuando el cliente lo necesita, conectamos los fichajes con su programa de gestión mediante API, exportaciones programadas o conectores. Resultado: sigues trabajando en tu ERP de siempre, pero con fichaje digital de última generación.
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Control horario y RR.HH. sin líos, sin excels y con garantía de cumplimiento de Fichaje digital obligatorio
Centraliza fichajes (incluido WhatsApp), vacaciones, nóminas y avisos en una sola app. Configuración adaptada a tu operativa.
- Registros listos · Protocolos claros · Implantación rápida
Por qué ahora: el fichaje digital es obligatorio y el papel/Excel ya no valen
El registro horario dejó de ser “un Excel que alguien rellena al final del mes”. Hoy se exige trazabilidad, accesibilidad y conservación de datos. Traducido: tiempos reales, auditoría clara y disponibilidad inmediata para inspecciones.
Además, el trabajo híbrido/teletrabajo hace imprescindible que el fichaje funcione desde móvil y web, y que no dependa de hojas dispersas.
Cuando implantamos Oficina Virtual, lo primero que notan los equipos es que fichar es fácil (móvil, navegador o incluso WhatsApp) y que los datos “cuadran solos”. En mi experiencia, esto reduce disputas por horas y elimina ese correo de última hora pidiendo hojas firmadas.
No cambies tu ERP: cómo sincronizamos los fichajes con tu software de gestión
La clave es separar responsabilidades:
Tu ERP sigue siendo el cerebro para nómina, proyectos y finanzas.
Oficina Virtual se ocupa del capturado fiable de entradas/salidas, pausas e incidencias; calcula jornadas y deja el dato listo para consumir.
Fichaje desde móvil o WhatsApp con informes listos para Inspección
La adopción mejora cuando el fichaje se ajusta a la realidad del equipo:
App web/móvil: entrada/salida, pausas, incidencias, notas.
WhatsApp: ideal para personal en ruta o con móviles corporativos limitados; el mensaje genera sello de tiempo y se registra igual que en la app.
Geolocalización opcional por rol o turno (p. ej., solo para comerciales); todo configurable según tu política interna.
Informes para Inspección: un clic y listo, con filtros por centro, fecha, persona y estado. La dirección obtiene una vista ejecutiva y el empleado ve su propio histórico.
Cuando probamos el fichaje por WhatsApp en un cliente de delegaciones, la participación saltó del 60% al >95% en dos semanas. La fricción bajó y el control subió.
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Fichaje digital, vacaciones, nóminas y comunicaciones internas en una sola app.
Caso práctico: implantación en días y sin fricción para RR. HH.
Un despliegue típico se parece a esto:
Día 1–2: importamos empleados y centros desde tu ERP (o CSV maestro).
Día 3–4: definimos calendarios, turnos y políticas (pausas, tolerancias, horas extra).
Día 5: pilotos con 1–2 equipos; activamos WhatsApp si procede.
Día 6–7: ajuste fino y exportación de partes a tu ERP (CSV/API).
En mi caso, RR. HH. suele destacar que pasa de “perseguir hojas” a validar incidencias y descargar informes. El cambio cultural es mínimo porque nadie toca el ERP; solo aparece un flujo nuevo para fichar y revisar.
Dudas típicas: costes, legalidad, geolocalización y acceso de los empleados
No. Mantenemos tu ERP y sincronizamos las marcas para que se reflejen en nómina/analítica.
Sí, siempre que el sistema genere registro fiable (sello de tiempo, usuario, trazabilidad) y la política interna lo contemple.
Es opcional y granular. Se activa solo donde tiene sentido y con transparencia al empleado.
En la mayoría de casos, días. Empezamos con un piloto y escalamos.
Claro. Exportamos en el formato que consumes hoy o publicamos un feed para tu BI.
Próximos pasos: checklist para migrar del Excel a un sistema digital conectado a tu ERP
- Define quién ficha y dónde (centros, equipos, teletrabajo).
- Valida políticas (pausas, horas extra, incidencias, tolerancias).
- Elige método de integración: API, CSV programado o conector.
- Importa empleados/centros y revisa permisos por rol.
- Activa canales de fichaje (app, web, WhatsApp) y comunica a los equipos.
- Corre un piloto 7 días y valida cuadrantes e informes.
- Programa la exportación diaria/semana a tu ERP y cierra el go-live.
Conclusión
El fichaje digital no tiene por qué implicar un cambio de ERP. Deja que tu software de gestión haga lo que mejor hace, y que Oficina Virtual capture y organice la jornada con precisión. En mi experiencia, empezar por una integración simple (CSV) y evolucionar a API cuando el uso madura es la manera más rápida de obtener valor sin fricciones.