Fichar desde el móvil: guía práctica para empresas (app y WhatsApp)
abril 28, 2026Fichar desde el móvil: guía práctica para empresas (app y WhatsApp)
abril 28, 2026Fichaje digital obligatorio en 2026: lo que la ley exige a tu empresa
El fichaje digital ya es obligatorio. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas con empleados a registrar la jornada laboral desde mayo de 2019. Lo que cambia en 2026 es que la nueva normativa en tramitación prohibirá expresamente el papel y el Excel, exigiendo únicamente sistemas digitales.
En 2024 la Inspección de Trabajo realizó 9.097 actuaciones sobre control horario — y el volumen crece cada año. Las sanciones van de 625€ a 10.000€ por trabajador. No es una amenaza futura: es una realidad presente.
En este artículo encontrarás qué exige exactamente la ley, qué cambia con la nueva normativa, qué empresas están obligadas y cómo cumplirlo en menos de 24 horas.
Qué obliga a hacer el Real Decreto-ley 8/2019
El RD-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde su entrada en vigor, toda empresa con trabajadores por cuenta ajena tiene la obligación de:
- Registrar diariamente la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador
- Identificar de forma individual a cada empleado en el registro — no es válido un apunte genérico
- Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la Inspección en cualquier momento
- Garantizar que los representantes de los trabajadores tienen acceso al registro
- Hacer accesible el registro a cada empleado para que pueda consultar sus propios datos
LO QUE MUCHAS EMPRESAS NO SABEN
La obligación no distingue por tamaño: desde un autónomo con 1 empleado hasta una empresa de 5.000 personas. Todos están obligados. Tampoco distingue por tipo de jornada: parcial, flexible, teletrabajo — todos deben fichar.
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Qué cambia con la nueva normativa de 2026
El Gobierno ha tramitado un Real Decreto específico de fichaje digital. A abril de 2026 está pendiente de publicación en el BOE. Estos son los cambios concretos que introduce:
Lo que el nuevo decreto prohibirá expresamente
- Papel y registros físicos: quedan prohibidos como sistema de registro de jornada
- Excel y hojas de cálculo: no cumplen el requisito de inmutabilidad técnica
- Registros en diferido: el fichaje debe ser personal, directo e inmediato por el propio trabajador
- Sistemas sin acceso remoto para la Inspección: el sistema debe permitir a la ITSS acceder en tiempo real
Lo que el nuevo decreto exigirá
- Sistema exclusivamente digital con registros inmutables técnicamente
- Diferenciación entre fichaje presencial y en teletrabajo en cada registro
- Acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo (ITSS), sin previo aviso
- Conservación de datos durante 4 años (sin cambios respecto al RD 8/2019)
- Interoperabilidad con los sistemas de información de la ITSS
| METODO | ¿VALIDO HOY? | ¿VALIDO EN 2026? |
|---|---|---|
| Papel firmado a mano | Sí, con reservas | NO — prohibido |
| Excel o Google Sheets | Sí, con reservas | NO — prohibido |
| App o software digital | SÍ — cumple | SÍ — método exigido |
| Fichaje por WhatsApp (OVE) | SÍ — registro inmutable | SÍ — registro digital trazable |
| Fichador físico conectado a sistema digital | SÍ | SÍ — si sincroniza datos digitalmente |
PLAZO DE ADAPTACIÓN
El Ministerio de Economía ha propuesto 1 año de plazo para pymes desde la publicación del Real Decreto en el BOE. A abril de 2026 el decreto aún no está publicado. Cuando se publique, el plazo comenzará a contar. Sin embargo, el régimen sancionador del RD 8/2019 ya es aplicable hoy.
A qué empresas aplica la obligación
La obligación de registro de jornada aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepción de tamaño, sector ni tipo de contrato.
| TIPO DE EMPRESA / TRABAJADOR | ¿OBLIGADO? |
|---|---|
| Autónomo con empleados (1 o más) | SÍ — desde el primer empleado |
| Pyme de cualquier sector | SÍ — sin excepción de tamaño |
| Empresa con teletrabajadores | SÍ — aplica igualmente al trabajo remoto |
| Empresa con jornada parcial | SÍ — todos los contratos sin excepción |
| Empresa con jornada flexible | SÍ — se registra inicio y fin efectivo |
| Autónomo sin empleados | NO — no tiene vínculo laboral con terceros |
| Socio de cooperativa sin relación laboral | NO — excluido del Estatuto de los Trabajadores |
| Administrador o consejero sin contrato laboral | NO — relación mercantil, no laboral |
Régimen sancionador: cuánto puede costar el incumplimiento
El incumplimiento del registro de jornada se tipifica como infracción grave en la LISOS. Las sanciones se calculan por trabajador afectado, no por empresa.
| TIPO DE INFRACCION | SANCION POR TRABAJADOR |
|---|---|
| Infracción grave — grado mínimo | 625 € – 1.250 € |
| Infracción grave — grado medio | 1.251 € – 3.125 € |
| Infracción grave — grado máximo | 3.126 € – 6.250 € |
| Infracción muy grave | 6.251 € – 10.000 € |
EJEMPLO REAL
Una empresa de 12 empleados sin sistema de registro digital: sanción mínima posible 7.500€ (12 × 625€) · sanción máxima posible 120.000€ (12 × 10.000€). En 2024 la ITSS realizó 9.097 actuaciones sobre control horario.
Cómo cumplir la normativa con OVE
OVE cumple todos los requisitos del RD-ley 8/2019 y está preparado para los requerimientos de la nueva normativa de 2026: registros inmutables, diferenciación presencial/remoto, conservación de 4 años e informes exportables para la ITSS.
Métodos de fichaje disponibles en OVE
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App Móvil
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Qué incluye el informe para la Inspección
- Nombre y datos del trabajador
- Fecha, hora exacta de inicio y fin de cada jornada
- Total de horas trabajadas por día y por período
- Modalidad del fichaje (presencial o teletrabajo)
- Trazabilidad completa: el registro es inmutable una vez generado
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Preguntas Frecuentes
El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019 (RD-ley 8/2019). Lo que cambia en 2026 es que solo serán válidos sistemas digitales. No cumplir hoy ya tiene sanciones reales.
El Ministerio propone 1 año de plazo para pymes desde la publicación del Real Decreto en el BOE. A abril de 2026 el decreto aún no está publicado. Las sanciones del RD 8/2019 ya son aplicables hoy.
No. La nueva normativa prohibirá expresamente estos métodos por no cumplir el requisito de inmutabilidad técnica. Recomendamos migrar antes de la publicación del decreto.
Sí. OVE genera registros inmutables, diferencia presencial y teletrabajo, conserva los datos 4 años y permite el acceso remoto de la ITSS a los registros.
OVE envía alertas automáticas al administrador cuando un empleado no registra la entrada a su hora habitual. El sistema también permite registrar incidencias justificadas con trazabilidad de quién las añadió y cuándo.