Enviar nóminas para firma digital en empresas | Guía 2026

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Cómo digitalizar la gestión de gastos y kilometraje en tu empresa

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Por qué la gestión de gastos sigue siendo un problema en muchas empresas

En muchas pymes, los gastos de empleados se gestionan todavía mediante:

Tickets físicos.
Envío de fotos por WhatsApp.
Correos electrónicos.
Hojas Excel manuales.

Esto provoca:

Pérdida de justificantes.
Errores en importes.
Retrasos en reembolsos.
Falta de control interno.
Dificultad para auditar.

La solución pasa por implementar un software de gestión de gastos de empleados que centralice todo el proceso.

Qué debe incluir un sistema moderno de gestión de gastos

Un sistema eficiente debe permitir:
• Crear nuevos gastos fácilmente.
• Adjuntar justificantes.
• Editar gastos pendientes.
• Aplicar filtros de búsqueda.
• Registrar estado (pendiente, aprobado, revisado).
• Controlar kilometraje automáticamente.
En el manual del sistema se detalla que el usuario puede:
• Consultar sus gastos.
• Crear nuevos.
• Editar aquellos pendientes de revisión.
• Utilizar filtros avanzados para localizarlos
Esto aporta trazabilidad real.

Cómo funciona la gestión digital de gastos paso a paso

1️⃣ El empleado registra el gasto

Desde su entorno personal puede:
• Crear un nuevo gasto.
• Rellenar formulario.
• Guardarlo en el sistema.
El manual muestra que el proceso se realiza mediante formulario estructurado dentro del módulo “Gastos”

2️⃣ Adjuntar justificantes

El trabajador puede adjuntar documentación necesaria para justificar el gasto.
Esto elimina:
• Envíos por email.
• Pérdida de tickets.
• Errores manuales.

3️⃣ Control y revisión

El sistema permite:
• Editar gastos pendientes.
• Aplicar filtros.
• Buscar por criterios específicos
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Gestión del kilometraje en empresas: cómo calcularlo correctamente

Uno de los puntos más sensibles es el cálculo del kilometraje.
Con OVE podrás conseguir un cálculo automático basado en 0,26 €/km
Esto permite:
• Evitar errores manuales.
• Aplicar tarifa correcta.
• Automatizar el cálculo.
• Reducir incidencias contables.
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Para cuestiones fiscales concretas, siempre es recomendable verificar con asesoría contable.

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Ventajas de digitalizar la gestión de gastos

Mayor control interno

Cada gasto queda registrado y documentado.

Reducción de errores

Se elimina el cálculo manual de kilometraje.

Ahorro de tiempo administrativo

RRHH o administración no deben revisar correos dispersos.

Historial accesible

El empleado puede consultar gastos anteriores y su estado.

Diferencia entre gestionar gastos con Excel y con una plataforma integrada

Gestión manual	Plataforma digital
Tickets físicos	Adjuntos digitales
Cálculo manual kilometraje	Cálculo automático
Correos dispersos	Sistema centralizado
Difícil auditoría	Registro estructurado

Integración con el resto de la gestión administrativa

Una de las ventajas más relevantes es que el módulo de gastos no funciona de forma aislada.
Dentro de la plataforma administrativa también se gestionan:
• Vacaciones.
• Fichajes.
• Documentos.
• Canal de denuncias.
• Protocolos.
Todo accesible desde la barra de navegación estructurada
Esto convierte la gestión de gastos en parte de un ecosistema administrativo completo.

Cómo gestionar gastos con Oficina Virtual Empresa

Con Oficina Virtual Empresa puedes:
• Registrar gastos mediante formulario digital
• Editar gastos pendientes.
• Aplicar filtros avanzados.
• Calcular kilometraje automáticamente (0,26 €/km)
• Integrarlo con el resto de la gestión interna.
Todo desde web o móvil.

Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos en empresas

¿Se pueden adjuntar justificantes digitales?

Sí, el sistema permite registrar el gasto junto con la documentación correspondiente

¿El kilometraje se calcula automáticamente?

Sí, el sistema incluye cálculo automático basado en tarifa establecida

¿Puedo filtrar gastos por estado?

Sí, mediante filtros avanzados

¿Se puede usar desde el móvil?

Sí, la plataforma es accesible desde aplicación móvil