Cómo afecta el fichaje digital al empleado: derechos, privacidad y obligaciones
diciembre 23, 2025Cómo afecta el fichaje digital al empleado: derechos, privacidad y obligaciones
diciembre 23, 2025Inspección de Trabajo y control horario: qué te pedirán y cómo prepararte
Una Inspección de Trabajo no siempre llega con aviso. Y cuando llega, el problema habitual no es “no tener nada”, sino no poder demostrarlo bien: registros incompletos, datos difíciles de extraer, correcciones sin criterio o un sistema que no aguanta preguntas básicas.
Este artículo está pensado para pymes: qué pueden pedirte, qué errores generan más riesgo y cómo preparar tu empresa con un checklist práctico.
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Lo esencial que exige la normativa (sin tecnicismos)
A nivel práctico, la obligación se resume en tres ideas:
1. Registro diario de la jornada.
2. Debe reflejar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona.
3. Hay que conservar los registros durante 4 años y mantenerlos disponibles ante requerimientos (trabajador, representantes e Inspección).
Además, la obligación se aplica a todas las empresas, sectores y tamaños, incluyendo trabajo a distancia y trabajadores móviles.
Nota: esto es una guía operativa (no asesoramiento legal). Si tienes un caso específico, contrástalo con tu asesoría.
Qué revisa Inspección de Trabajo en el control horario
Aunque cada actuación puede variar, suele haber un patrón: registro + coherencia + disponibilidad.
1) Registros de jornada (lo primero)
Te pueden pedir registros por trabajador y por periodos concretos (semanas/meses). Lo que más revisan:
- Que haya marcajes diarios (no “rellenados” a posteriori).
- Que consten inicio y fin.
2) Pausas, jornadas partidas y tiempos “intermedios”
Un punto típico de fricción: si entre inicio y fin hay pausas o interrupciones, conviene tenerlo bien resuelto (sobre todo en jornadas partidas o con desplazamientos).
3) Turnos, horarios y modalidad de trabajo
Si hay turnos, flexibilidad o teletrabajo, lo importante es que el registro sea compatible con esa realidad (y que el “cómputo” se entienda con claridad).
4) Horas extra y excesos de jornada
Cuando hay excesos, el foco está en poder acreditar qué ha ocurrido y cómo se gestiona (compensación o regularización).
Checklist para estar “listo para inspección” en 48 horas
Esta checklist es lo que le pediría a cualquier pyme antes de “dormir tranquila” con el control horario:
A) Carpeta de evidencias (mínimo viable)
- 1. Método de registro (cómo fichan: móvil, web, WhatsApp, modo taller, etc.).
- 2. Extracción rápida de registros por persona y por mes (PDF/Excel o informe).
- 3. Histórico disponible (no solo el último mes).
- 4. Turnos/horarios (si aplican) y reglas internas (jornada partida, pausas, flexibilidad).
- 5. Procedimiento de incidencias: qué ocurre si alguien olvida fichar, cómo se corrige y quién valida.
B) Auditoría rápida (detección de fallos típicos)
- ¿Hay días sin fichaje?
- ¿Hay “patrones irreales” (misma hora exacta siempre)?
- ¿Las pausas están claras cuando existen?
- ¿Los turnos cuadran con el registro?
- ¿Puedes responder “ahora mismo” a un requerimiento?
C) Simulación (10 minutos)
Haz una prueba interna: “dame el registro de X trabajador del mes pasado”.
Si tardas más de 5 minutos o dependes de “arreglarlo antes”, hay margen de mejora.
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Errores típicos que generan problemas (y cómo evitarlos)
- Excel o sistemas editables sin control, donde no se distingue registro real de “ajustes”.
- Registros incompletos (faltan días o falta inicio/fin).
- No tener resueltas pausas/jornada partida (o no documentarlo).
- No poder garantizar disponibilidad e histórico cuando lo piden (4 años).
- Tener varios métodos “desconectados” (cada centro ficha distinto y no hay una vista clara).
Control horario por WhatsApp: cómo plantearlo de forma defendible
WhatsApp puede ser un canal muy eficaz para que la plantilla fiche sin fricción, especialmente en equipos con movilidad o baja adopción digital. Pero para que sea “defendible” ante una revisión, el objetivo no es el chat en sí: es que cada fichaje quede convertido en un registro de jornada con la misma calidad que si se realizara desde una app o un enlace web.
Qué debe cumplir un fichaje por WhatsApp para ser válido en la práctica
- Identificación del trabajador (sin dudas sobre quién ficha).
- Registro de hora de inicio y fin (y, si aplica, pausas/incidencias).
- Trazabilidad: que los cambios o correcciones queden registrados, con responsable y motivo.
- Centralización: que no dependa de conversaciones dispersas, sino de un sistema que consolide la información.
- Exportación rápida: poder sacar informes por trabajador y periodo en minutos.
Si tu empresa quiere implantar este método, lo recomendable es hacerlo con una solución que ya contemple el fichaje por WhatsApp como vía integrada de registro horario.
Para el criterio legal y matices de cumplimiento, consulta también: “¿Es legal fichar por WhatsApp?”
Qué solución elegir si quieres cumplir sin fricción
La clave para una pyme no es “tener una app”, sino tener un sistema que:
- Permita fichar desde cualquier dispositivo (móvil, web, etc.).
- Genere informes listos para inspección y reduzca la dependencia de Excel/papel.
- Sea fácil de implantar y usar en el día a día.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué te puede pedir Inspección de Trabajo del control horario?
Registros diarios con hora de inicio y fin, y que puedas aportarlos con disponibilidad e histórico.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
Cuatro años, manteniéndolos disponibles.
¿La obligación aplica a cualquier pyme y sector?
Sí, se aplica con carácter general a empresas de cualquier tamaño y sector, e incluye movilidad y trabajo a distancia.
¿Qué pasa con pausas y jornadas partidas?
Si hay pausas no predeterminadas o interrupciones, conviene que quede claro cómo se registran o se documentan.
¿Puedo fichar por WhatsApp?
Depende de la implementación. Si se integra en un sistema de registro defendible y con registros accesibles, puede ser una vía práctica. Ver guía